Audit op mensprocessen succesvol afgesloten

Het is ons gelukt! Begin mei sloten we de hercertificeringsaudit succesvol af en krijgen we voor de komende drie jaar een nieuw ISO 9001:2015 certificaat. Een hercertificeringsaudit is altijd spannend: je begint weer een nieuwe cyclus van drie jaar en de auditor kijkt veel intensiever naar je processen dan bij de jaarlijkse controle-audit. Maar het bijzondere van deze audit is dat we de scope hebben veranderd; naast de productieprocessen zijn ook de mensontwikkelprocessen meegenomen. Bij Westrom ontwikkelen we mensen door middel van passend werk. Binnen de Divisie Bedrijven zijn die processen nu ook ISO-gecertificeerd. De kers op de taart van hard werken aan een organisatie die klaar is voor de toekomst.

Primair proces: de mens

“Ik ben supertrots op de prestatie die we hebben neergezet”, zegt divisiemanager Evertjan Jansen. Onder deze divisie vallen allerlei industriële werkzaamheden, zoals assemblage, montage, verpakken en ompakken. Die processen vielen tot nu toe altijd onder de scope van de audit. Daarin ging het voornamelijk om kwaliteit, leverbetrouwbaarheid en klanttevredenheid. “Sinds 1 januari van dit jaar hebben we een nieuwe organisatiestructuur”, vertelt Evertjan. “Daarin staat de mens centraal. We ontwikkelen onze medewerkers door middel van passend werk. De mensprocessen zijn ons primaire proces. Alle andere processen, die te maken hebben met handelingen en materiaalstromen, staan ten dienste van de ontwikkeling van de mens. We vonden het dus een logische stap om voor onze hercertificering de scope aan te passen.”

Duurzaam inzetbare medewerkers

Op 1 januari 2022 ging de nieuwe organisatiestructuur draaien. Met nieuwe teams, slim ingerichte productielijnen en ontwikkelmatrixen. Dat was ook de startdatum van het ISO-proof documenteren van de mensontwikkelprocessen. Omdat de datum voor de hercertificeringsaudit al vaststond – begin mei – was dat een flinke uitdaging. Maar iedereen was het erover eens: we gaan ervoor. En het lukte. ”Dit is echt loon naar werken, heel hard werken”, zegt Evertjan Jansen. “Het nieuwe certificaat is een prachtig afscheidscadeau voor onze KAM-coördinator Michel Vastmans, die binnenkort met pensioen gaat. Michel heeft samen met zijn opvolger Rob Pustjens alles tot in de puntjes voorbereid voor deze audit; al onze processen opnieuw geordend op het fundament van onze nieuwe organisatiestructuur. Niet alleen de mensprocessen, maar ook de productieprocessen, de commerciële en ondersteunende processen. Want alles hangt met elkaar samen om onze mensen te koppelen aan werksoorten die bij hen passen met het doel hen te ontwikkelen tot duurzaam inzetbare medewerkers. Wij hebben zogenaamde turtle-diagrammen gemaakt, wat heel goed past bij onze plan-do-check-act aanpak. Je beschrijft in zo’n diagram hoe je taken oppakt: wie gaat het doen, wanneer, met welke middelen en hoe ga je het monitoren. Kort, krachtig en simpel. We hebben nu een kwaliteitshandboek dat stukken dunner is geworden, maar alles staat erin. Geen dik boekwerk meer, maar een goed toegankelijke database op ons intranet.”

Onder de indruk

De auditor was bij een tussentijds onderzoek al onder de indruk van de manier waarop de nieuwe organisatie vorm kreeg. In mei kwam het erop aan om te laten zien hoe het in de praktijk werkt en hoe dingen worden geregeld. “Iedereen kent zijn rol in het proces”, zegt Evertjan. “Het loopt nog niet overal vlekkeloos, maar wel op een dusdanige manier dat de auditor ervan overtuigd is dat we voldoen aan de eisen van de norm. Het is geweldig om in het auditrapport van Bureau Veritas te lezen dat uit alle gesprekken en getoonde stukken is af te leiden dat onze processen conform en effectief zijn.”

van links naar rechts: Michel Vastmans, Evertjan Jansen, Rob Pustjens