Ik online, waarom moet dat?
Begin 2021 kreeg Westrom een nieuw salarissysteem. Het moment om te stoppen met papieren loonstroken. In het nieuwe systeem kan iedereen de eigen loonstrook bekijken in een beveiligde digitale omgeving. Maar hoe pak je dat aan richting onze medewerkers? Een groot aantal collega’s is digibeet. Ik vind mezelf redelijk digiproof, maar raak ook regelmatig gefrustreerd als ik online vastloop en niet snap waarom. Hoe kweek je begrip voor een nieuwe werkwijze en voorkom je zoveel mogelijk weerstand en onrust? We hebben een werkgroep aan de slag gezet. Zij schreven een communicatieplan met onze doelstelling en strategie voor dit project. Zij werkten uit op welke wijze en op welke momenten de boodschap richting onze medewerkers ging. Door op heel veel verschillende manieren te communiceren over de voordelen van de portal (via brieven, posters, filmpjes, mond-tot-mondreclame) bereikten we dat de meeste Westrom-medewerkers zich daarvoor aanmeldden.
Waar we het meest van geleerd hebben? De werkgroep heeft een paar collega’s uitgenodigd om te oefenen met het installeren. Dat leidde tot de belangrijkste bijstelling in ons plan: persoonlijke hulp, op het werk, was echt nodig om mensen op weg te helpen in de digitale wereld. Niet iedereen kan of durft hulp te vragen aan een familielid of goede vriend en door de coronamaatregelen was dat nog lastiger. Daarom maakte Westrom uren vrij en vertelden we iedereen dat ze terecht konden bij collega Rob. Dat één-op-één contact werkte perfect. Op je eigen telefoon zien hoe je je loonstrook kunt bekijken, of je verlofkaart, die inmiddels ook is toegevoegd.
Ik ben blij dat we de overgrote meerderheid van onze medewerkers op weg konden helpen in de digitale wereld. Digitaal vaardig zijn is heel belangrijk. Je komt het overal tegen. Een declaratie indienen bij je ziektekostenverzekeraar? Graag via de app en inloggen met je DigiD. Betaald parkeren? Zonder app lukt het niet. Naar de sportschool of een restaurant? Dat was alleen mogelijk met de QR-code. Onze maatschappij is in hoog tempo digitaal geworden. Wie niet digitaal vaardig is, redt het niet meer zonder hulp. Dus zetten we door met cursussen digitale vaardigheden. En de belangstelling is groot! Deze week neemt Gilde Educatie de eerste intaketoetsen af, zodat we in de loop van het voorjaar kunnen starten met de eerste groep van acht medewerkers. We maken er structureel geld voor vrij en rekenen op cofinanciering uit het project ‘Tel mee met Taal’ van de Rijksoverheid. Mijn vraag aan andere werkgevers, zijn jouw medewerkers al digitaal vaardig? Misschien kunnen we samen optrekken in dit proces? Als je interesse hebt of positieve ervaringen, reageer! Ik ben heel benieuwd.
